AGM – Aasta Koosolek Ulevaade/Overview

-- Estonian Below ---

Some notes from the Annual General Meeting held on April 23, 2014.

Background (Treasurer)

The finances of the building are not looking good. We are breaking even and this is not including any of the major repairs that need doing. This fact suggests (as you may have heard before) we cannot afford to stick with the status quo. We have no money to spend and the size of repairs that need doing are in the ballpark of $1.5 million dollars. This estimate is without any money being spent on making the building look better. This money would merely be spent on things that would not be visible, i.e. work that needs to be done behind the walls.

We would need to do some major fundraising to reach the $1,500,000 mark. For example, it would require $15,000 each if we had 100 families donating, and $10,000 apiece if we had 150 families donating.

Whatever amount of people’s hard earned money is donated, they’d expect to see results – not just hear that the roof and the plumbing and the heating, ventilation and air conditioning are fixed.

The only way to find the funds to build a beautiful, sustainable and efficient building is to use some of our most valuable asset, which is the land the house is built on.

Main takeaways from the AGM Presentation

There are 4 phases in the work that has been done around the future of the Estonian House. AKA Estonian House 2.

Phase 1 – Due Diligence – getting external consultants to do the following: provide an environmental assessment, develop an architectural massing (what is roughly possible on the plot of land considering its zoning and potential zoning), land value estimation and the hiring of a skilled consultant to help navigate this complicated process around the RFQ and RFP. This advice included assistance in accurately assessing the proposals from applicants. The review revealed that the plot of land is less attractive than some due to the narrow parcel, direct adjacency to residential housing on the south side, the current zoning, and the requirement for the developer to work the community centre into the building plans. However, the community and the Board feel strongly that the existing land is a place of history and familiarity, resulting in it being the ideal location of Estonian House 2 (if at all possible).

Phase 2 – RFQ – Request for Qualifications – In order to prepare a Request for Qualifications The Estonain House Board needed to specify to the bidders what the Estonian Community requires of the development. The Estonian House Board (“the Board”) spent time talking to each of the organizations that use the building, held a community meeting, and looked at current usage in order to amass a list of rough square footage required. The Board began working closely with the other cornerstone organizations to figure out a joint solution: Sihtkapital, Eesti Pank and Tartu College. The Board opened up the RFQ process to anyone and everyone. The process required applicants to compile their qualifications and a brief description of their vision for the future of the land and how to get there. Unfortunately we did not receive any proposals from Estonian companies or individuals. We did received 3 responses in total which is a respectable number.

Phase 3 – RFP Request for Proposals – The organizations that submitted a response to the RFQ were evaluated. One organization dropped out of the running. And eventually we were left with one organization to explore the potential for a deal. This organization is working with a very strong team that has designed beautiful buildings in the past. The Board feels encouraged by the caliber of the developer team. Negotiations of deal details have been ongoing to come up with a proposal that is strong enough to put before the shareholders. The RFP is a major process for the submitting organization. Applicants invest a lot of unpaid, up front research and design and build a 50-100 page proposal to show their commitment and style. The proposal document outlined their solutions to our specific requirements, proved they met the Board’s criteria, and even sketched out some conceptual ideas to show what their ideas are shaping up to potentially look like. This group has a Scandinavian design aesthetic and renowned design team. (See rough image above). The proposal from this organization includes mixed use, retail, office, our estonian house and condos. After getting this proposal, the Board again met with Sihtkapital, ETCU, and Tartu College to discuss the details and to understand everyone’s views on the proposal.

Phase 4 – Construction. If all goes well, the project will reach the fourth phase which will be construction. There are still many steps along the road before that could happen. Firstly the Board needs to get agreement from the shareholders to continue to work with the organization that they are currently negotiating with under the existing terms. At that point there will be a shareholder vote. If the shareholders agree that this is worth pursuing then the Board will be submitting an application to the City along with the applicant organization to attempt to rezone the property for a larger building that will provide more value to both parties. A rezoning will result in the potential to build a bit taller building which in turn increases profit-making potential and therefore increases the value of the land. The value of the land that we receive from the developer will be directly applied to the costs of building the new community centre.  Fundraising may still be required to cover the complete cost of the new sustainable building.

If all goes well and the rezoning is successful the project will be financially viable and the shareholders can vote on whether to start building a new cultural centre. If the vote is in favor of proceeding then construction could start as early as January 2017 and the organizations will be relocated for roughly 2 years.

Membership Election

Additionally the AGM election elected a new member to the Estonian House Board of Directors: Kristiina Valter McConville.

--- Eesti Keeles ---

Eesti Maja Aasta Koosolek – EM AK

Meie aasta koosolek toimus 23. aprillil, 2014, korraliku osavõtuga.

Tagapõhi:

Maja rahaline olukord ei paista hea. Meil tuleb rahadega tasa, mis ei võta arvesse suuremaid parandusi mida on vaja teha. See asjaolu vihjab (nagu võibolla olete kuulnud), et me ei saa edasi liikuda nii kuidas oleme seni teinud. Meil ei ole raha ja paranduste eelarve on umbes $1.5 million dollarit. See hinnang on ilma rehkendamata rahasid millega teha maja kaunimaks. See raha oleks vaid kasutatud nähtamatutele kulutustele – tööd mida peab seinte taga tegema. Meil oleks suuremat raha kogumist vaja teha et jõuda selle $1,500,000 summani. Näiteks, oleks vaja $15,000 igalt kui oleks 100 perekonda annetamas ja $10,000 kui oleks 150 perekonda annetamas ja saate aru. Mis iganes annetatud summa suurus oleks, annetajad ootaksid näha tulemusi – mitte lihtsalt kuulda et katus, torustik, küte, ventilatsioon ja õhujahutus on parandatud.

Tähtsamad punktid EM AK ettekandest olid järgmised:

a) Neli faasi on töös mis on tehtud Eesti Maja tuleviku suhtes nn. Eesti Maja 2.

Faas 1 – Olukorra läbiuuring – saada välis-konsultante et läbi viia järgmist: anda keskkonnalise hinnangu, koostada arhitektuurilise kokkuvõtte (mis on umbkaudu võimalik sellel maatükil olenedes linnatsoonimise lubadega), maaväärtust hinnata ja palgata hea konsultandi kes aitaks meil läbida keerulist kvalifikatsioonide ja ettepanekute palvekirjade tööd ja kes aitaks meid korralikult hinnata pakkumisi mis sisse tulevad. Me leidsime, et meie maatükk on vähem väärtuslik kui mõni teine, kuna see on kitsas, kuna eramajad on lõunapiiril, linnatsooni määruste pärast ja kuna ettevõtja peab arvestama teise organisatsiooniga (meiega) selle asemel et oma tööd teha tavaliselt. Aga see on meie maa, koht mida me oleme algusest peale koduks pidanud, nii et me tahame siia jääda kui vähedegi võimalik.

Faas 2 – Kvalifikatsioonide soovikiri – Sellise dokumendi valmistamiseks oli vaja spetsifitseerida pakkujatele mida me tahame selles ehituses. Me rääkisime organisatsioonidega, pidasime ühiskonna koosoleku ja vaatasime kuidas maja praegu kasutatakse, et koostada tegevuste nimekirja ja suuruse mida vajaksime et edasi tegutseda vägeva Eesti Majana. Eesti Maja juhatus alustas läbirääkimisi teiste oluliste organisatsioonidega et leida ühist lahendust – Sihtkapital, Eesti Pank ja Tartu College.

Me avasime seda soovikirja kõikidele et saata oma kvalifikatsioonid seletades mida nad tahaksid teha. Kahjuks me ei saanud ühtegi vastust eesti firmadelt ega isikutelt oma visiooniga koos ettepanekuga.
Me saime 3 sooviavaldust, mis oli meie arvates viisakas.

Faas 3 – Konkurssikutse – Need organisatsioonid, kes esitasid pakkumise soovikirjale, hinnati. Üks nendest astus ise välja. Lõpuks jäi ainult üks organisatsioon kellega kaubelda. See organisatsioon on koostöös tugeva ühinguga kes on kavandanud ilusaid maju. Oleme rõõmsad et meil on hea rühm kellega kaubelda. Konkursi vastamine on suurem protsess pakkujale organisatsioonile. Tehakse palju eeltööd tasuta, et esitada 50-100 lk. pakkumise, et näidata oma tahet projekti läbiviimiseks ja stiili. Selles vastuses nad kirjeldasid oma lahenduse ideid, tõendasid et nad vastasid meie nõuetele ja joonistasid võimalikke konseptsioone. Sellel ühingul on skandinaavia stiil ja on tuntud kavandaja.

Pakkumine sisaldas sega-kasutus pindala, müügi-alasid, kontorit, meie Eesti Maja ja kondomiinium kortereid. Kui see pakkumine käes oli, me arutasime uuesti Sihtkapitali-, Eesti Panga- ja Tartu College’iga et arvestada nende arvamisi.

Faas 4 – Ehitamine — Kui kõik hästi läheb, me jõuame 4. faasi, mis on ehitamine. Palju samme on astuda enne kui me selleni jõuame. Esiteks peame saama atksionääride nõusolekut, et edasi töötada selle firmaga kellega meil on praegu kauplemine nende juhtkirjade järgi, mis nad on meile esitanud. Sel etapil tuleb aktsionäride hääletus. Kui aktsionärid on nõus, siis me anname sooviavalduse linnale koos firmaga, et muuta maa-ala tsoonimist. Ümbertsoonimine lubaks ehitada pisut kõrgema maja, mis omakorda tõstaks profiidi võimalust ja selletõttu tõstaks maa väärtust ja kui palju me peame maksma uue maja ehitamise eest.

Siis kui me teame maa väärtust, siis me näeme kas see maa väärtus katab terve uue maja ehitamiskulud või kas on veel raha juurde vaja korjata.

Kui kõik hästi läheb ja me saame ümbertsoonimise, mis annaks projektile profiiti sellele organisatsioonile, kes on pakkunud ehitada, siis saame kõige suurema väärtuse projektist ja siis meil saab olema raha et alustada ehitamist, eeldades, et aktsionäärid annavad oma nõusoleku.

Uus Juhatuse Liige

Kui kõik hästi läheb, ehitamine algaks jaanuaris 2017 ja meie organisatsioonid peaksid mujal olema umbes 2 aastat.

Lisaks EM AK valis uue liikme Eesti Maja juhatusse: Kristiina Valter McConville.